Quais Documentos Brasileiros Apostilar para Usar em Portugal

Em resumo: para valer em Portugal, o documento brasileiro precisa, em regra, ser apostilado num cartório no Brasil. Os mais pedidos são as certidões de nascimento e casamento em inteiro teor, a certidão de antecedentes criminais e o diploma. Como estão em português, não precisam de tradução, mas têm prazo: peça-os perto da data de entrega.

A apostila é um selo oficial, com QR Code, que o cartório coloca no documento. Ela prova para o outro país que a assinatura e o carimbo são verdadeiros. Vale nos países que assinaram a Convenção da Apostila da Haia, entre eles Brasil e Portugal. A apostila não confere o conteúdo do documento: se houver um erro na certidão, o erro continua lá.

Este artigo responde a três perguntas práticas: quais documentos apostilar, em que ordem e quanto tempo cada um “dura”. As regras gerais estão na nossa página de apostila e tradução de documentos.

Checklist: quais documentos, para quê

A lista que vale é sempre a da entidade que vai receber o pedido. A tabela mostra os documentos brasileiros que aparecem com mais frequência nas listas oficiais.

Há páginas próprias no site sobre nacionalidade por casamento ou união estável, reconhecimento de diplomas e transcrições (o registro, num país, de um ato feito no outro).

Certidões de nascimento e casamento: peça “inteiro teor”

No cartório brasileiro, há dois tipos principais de certidão:

• Breve relato: a certidão comum, com os dados básicos.
• Inteiro teor: a cópia completa do registro, com todas as anotações posteriores, como divórcio ou mudança de nome. Essas anotações se chamam averbações.

Para a nacionalidade, o Regulamento da Nacionalidade Portuguesa pede certidões de cópia integral, feitas por fotocópia do registro, sempre que possível (art. 37.º, n.º 3). No Brasil, isso corresponde à certidão de inteiro teor, que pode ser emitida por cópia ou em formato eletrônico (art. 19, § 1º, da Lei n.º 6.015/1973). Outros pedidos em Portugal também costumam exigir o inteiro teor.

Para pedir o inteiro teor, o cartório exige um requerimento por escrito, com firma reconhecida ou assinatura digital (como a do gov.br), dizendo quem pede e por quê (art. 117 do Código Nacional de Normas do CNJ).

Antes de apostilar, confira:

• se nomes, datas e nomes dos pais batem com o passaporte e com as outras certidões;
• se o divórcio, o novo casamento ou a mudança de nome aparecem na certidão;
• se um casamento feito fora do Brasil já foi registrado no Brasil.

Exemplo: na certidão de nascimento de Maria, a mãe aparece como “Ana Souza”; na de casamento, como “Ana de Souza”. A apostila não corrige isso. Em geral, a correção é feita antes no Brasil, por retificação de registro.

Antecedentes criminais

A certidão de antecedentes criminais da Polícia Federal é emitida pela internet e é gratuita. Segundo o serviço no gov.br, ela vale por 90 dias e sai só em português. Três cuidados:

• Apostile. O MNE pede o certificado com Apostila da Haia na lista de documentos dos vistos de residência. E a AIMA avisa que documentos tirados pela internet e sem apostila precisam de uma confirmação extra pelo consulado (AIMA, reconhecimento de documentos).
• Deixe para o fim. Entre emitir, apostilar e entregar, 90 dias passam rápido.
• Confira o prazo da entidade. Algumas fixam prazos próprios. Vale o que estiver na lista do pedido.

Exemplo: João tem agendamento no consulado em 20 de novembro. Se tirar a certidão em julho, ela vence antes da data. O mais seguro é emiti-la e apostilá-la poucas semanas antes do agendamento.

Diplomas e históricos escolares

Diplomas e históricos brasileiros estão em português e não precisam de tradução em Portugal. O que muda é a forma de autenticação:

• Faculdade: a Portaria n.º 33/2019 pede cópia do diploma “autenticada pelas autoridades competentes”, e cada instituição define como. A apostila feita no Brasil é o caminho mais usado.
• Escola (ensino fundamental e médio): a DGE, o órgão português que dá a equivalência escolar, pede documentos com Apostila da Haia ou legalizados pelo consulado.

Segundo o CNJ (Conselho Nacional de Justiça), só se apostilam documentos públicos ou documentos particulares com assinatura antes reconhecida em cartório. Por isso, o diploma de uma faculdade particular pode precisar de reconhecimento de firma antes da apostila. Pergunte ao cartório.

A apostila eletrônica do CNJ

No Brasil, quem apostila são os cartórios cadastrados, usando o sistema eletrônico do CNJ, com assinatura digital (art. 8º da Resolução CNJ n.º 228/2016). Na prática:

• Documento que já nasceu digital (por exemplo, uma certidão eletrônica assinada digitalmente) pode ser apostilado sem imprimir, se o arquivo for compatível com o sistema. A apostila vai junto, no mesmo arquivo, e é entregue por e-mail ou em mídia (art. 14 do Código Nacional de Normas).
• Conferência pela internet: o QR Code e o código da apostila permitem que a autoridade portuguesa confira o documento na página de validação do CNJ.
• Uma apostila por documento, qualquer que seja o número de páginas (art. 11).
• Prazo no cartório: no máximo cinco dias (art. 9º).

Antes de mandar um arquivo digital, confirme se a entidade portuguesa aceita esse formato e por qual canal. Algumas ainda pedem o papel.

A apostila não vence, a certidão sim

Segundo o CNJ, a apostila não tem prazo de validade, mas também não estica o prazo do documento. O que conta é a data da certidão. E esse prazo quase nunca está na lei brasileira: quem decide é a entidade que recebe. Alguns prazos com base oficial:

• Certificado de capacidade matrimonial (documento que diz que a pessoa pode casar): menos de seis meses, salvo outro prazo do país do noivo (art. 166.º do Código do Registo Civil).
• Certidão de nascimento no reagrupamento familiar: um ano, segundo a FAQ da AIMA.
• Antecedentes da Polícia Federal: 90 dias, segundo o gov.br.
• Declaração do companheiro português de que a união de facto (a união estável portuguesa) continua, no pedido de nacionalidade: menos de três meses (art. 14.º, n.º 4, do Regulamento da Nacionalidade).

E os famosos seis meses para certidões no IRN? O Regulamento da Nacionalidade não traz um prazo geral para certidões brasileiras. Mas as listas usadas nos pedidos de nacionalidade por casamento costumam pedir certidão de casamento emitida há menos de seis meses, como indicamos na página sobre nacionalidade por casamento. O caminho seguro é seguir a lista do pedido e tirar as certidões perto da data de entrega.

Tradução: para Portugal, não precisa

Em Portugal, só documentos em língua estrangeira precisam de tradução (art. 49.º, n.º 8, do Código do Registo Civil; art. 37.º, n.º 2, do Regulamento da Nacionalidade). Documentos brasileiros estão em português e ficam de fora dessa regra.

A tradução só volta a ser necessária se o documento não estiver em português. Exemplo: Pedro morou três anos nos Estados Unidos e precisa da certidão de antecedentes de lá, em inglês. Segundo a AIMA, a tradução pode ser certificada em Portugal por notário, advogado, solicitador ou câmara de comércio, entre outros.

Passo a passo: em que ordem fazer

1. Pegue a lista oficial do seu pedido (consulado, AIMA, IRN ou instituição de ensino) e anote o prazo de cada documento.
2. Confira os registros: nomes, datas e averbações. Corrija antes o que estiver errado.
3. Peça as certidões em inteiro teor, de preferência digitais.
4. Apostile no Brasil, uma apostila por documento.
5. Deixe os antecedentes criminais para o fim, por causa dos 90 dias.
6. Organize a pasta com a data de cada documento à vista e confira tudo de novo antes do agendamento.

Erros comuns

• Apostilar a certidão em breve relato quando o pedido exige inteiro teor. Será preciso tirar outra certidão e pagar outra apostila.
• Apostilar uma cópia autenticada em vez da certidão. Nesse caso, a apostila confirma só a assinatura do tabelião (art. 9º, § 3º, do Código Nacional de Normas).
• Pagar tradução de documento brasileiro para usar em Portugal.
• Tirar tudo cedo demais e ver as certidões vencerem antes do agendamento.
• Entregar os antecedentes tirados pela internet sem apostila, o que pode exigir confirmação no consulado.
• Esquecer averbações: um divórcio não averbado faz a certidão mostrar um estado civil errado.

• Regulamento da Nacionalidade Portuguesa — DL n.º 237-A/2006, versão consolidada (arts. 14.º, n.ºs 3 e 4, e 37.º, n.ºs 2 e 3)
• Código do Registo Civil (arts. 49.º, n.º 8, e 166.º)
• Lei n.º 6.015/1973 — Lei de Registros Públicos (art. 19, § 1º)
• Provimento CNJ n.º 149/2023 — Código Nacional de Normas (arts. 9º, 11, 14 e 117)
• Resolução CNJ n.º 228/2016 (art. 8º — sistema eletrônico de apostilamento)
• CNJ — Perguntas frequentes sobre a Apostila da Haia (validade da apostila; documentos apostiláveis)
• CNJ — Validação de apostila
• gov.br — Emitir certidão de antecedentes criminais (Polícia Federal; validade de 90 dias)
• MNE — Vistos nacionais: documentação instrutória (residência)
• AIMA — Reconhecimento de documentos; Perguntas frequentes do Portal de Serviços
• Portaria n.º 33/2019 (reconhecimento de graus estrangeiros)

Equipe Sene & Araújo Sociedade de Advogados. Conteúdo preparado e revisto pelas advogadas do escritório, inscritas na OAB e na Ordem dos Advogados de Portugal, com escritórios em São Paulo e Albufeira. As normas citadas foram conferidas nas fontes oficiais indicadas acima. Conheça a equipe.