Apostila e Tradução de Documentos

A apostila é um certificado que atesta a autenticidade da assinatura, a função ou o cargo de quem assinou um documento público e, quando for o caso, o selo ou carimbo nele aposto. Entre os países que aderiram à Convenção da Apostila da Haia, ela substitui a antiga legalização consular: é a única formalidade que o país de destino pode exigir para atestar essas informações (art. 3º da Convenção).

• Brasil: aderiu à Convenção em 2 de dezembro de 2015, e ela entrou em vigor para o país em 14 de agosto de 2016 (Decreto n.º 8.660/2016; quadro de Estados da HCCH). Desde essa data, as apostilas emitidas por outros países partes são aceitas em todo o território nacional, no lugar da legalização consular (art. 2º da Resolução CNJ n.º 228/2016).
• Portugal: a Convenção vigora no país desde 4 de fevereiro de 1969; na Espanha, desde 1978; na Itália, desde 1978; na Alemanha, desde 1966 (HCCH).
• O que a apostila não faz: ela não certifica o conteúdo do documento nem corrige erros. Uma certidão com nome divergente continua divergente depois de apostilada.
• O que fica de fora: a Convenção não se aplica a documentos emitidos por agentes diplomáticos ou consulares nem a documentos administrativos ligados diretamente a operações comerciais ou aduaneiras (art. 1º).

Em regra, a apostila é pedida no país onde o documento foi emitido: certidões brasileiras são apostiladas no Brasil, e documentos portugueses, em Portugal.

No Brasil, o Conselho Nacional de Justiça é a autoridade competente para as apostilas e delega o serviço aos titulares dos cartórios (art. 6º da Resolução CNJ n.º 228/2016, na redação da Resolução n.º 392/2021). As regras práticas estão no Código Nacional de Normas da Corregedoria Nacional de Justiça (Provimento CNJ n.º 149/2023).

Onde e como

• Todos os cartórios de notas e de registro das capitais dos estados e do Distrito Federal devem prestar o serviço; no interior, o cadastramento é facultativo (art. 3º do Código Nacional de Normas). Qualquer cartório cadastrado pode apostilar, independentemente da especialidade ou da circunscrição (art. 4º, § 1º).
• Não é preciso requerimento escrito. O cartório dá recibo de protocolo com prazo de entrega que não pode passar de cinco dias (art. 9º).
• A apostila é emitida por documento, qualquer que seja o número de páginas (art. 11). A apostila em papel é afixada no próprio documento e não é entregue avulsa (art. 2º).
• Apostilar um reconhecimento de firma ou uma cópia autenticada é ato excepcional: nesse caso, a apostila certifica a assinatura do tabelião, e não a do órgão que emitiu o original (art. 9º, § 3º). Para certidões de registro civil, o caminho usual é apostilar a própria certidão.

Apostila eletrônica

• As apostilas são emitidas e registradas no sistema eletrônico do CNJ e assinadas com certificado digital (art. 8º da Resolução CNJ n.º 228/2016; art. 5º do Código Nacional de Normas).
• O documento eletrônico assinado eletronicamente pode ser apostilado sem impressão, desde que esteja em formato compatível com o sistema do CNJ. A apostila eletrônica é salva em arquivo único, na sequência do documento, e entregue em mídia ou por e-mail (art. 14 do Código Nacional de Normas).
• O CNJ mantém um banco de dados que permite a qualquer interessado verificar on-line a existência e a autenticidade das apostilas brasileiras (art. 12 da Resolução CNJ n.º 228/2016).

Custo

Os emolumentos de cada apostila correspondem ao valor de uma procuração sem valor declarado, segundo a tabela de cada estado (art. 18 da Resolução CNJ n.º 228/2016; art. 17 do Código Nacional de Normas). O valor varia, portanto, conforme o estado do cartório.

Em Portugal, a autoridade competente para emitir apostilas é o Procurador-Geral da República (Decreto-Lei n.º 86/2009). Por delegação, também apostilam os Procuradores-Gerais Regionais do Porto, de Coimbra e de Évora e os magistrados do Ministério Público coordenadores em Guimarães, nos Açores e na Madeira (Ministério Público, serviço de apostilas).

• O que se apostila: documentos públicos de ministérios, tribunais, conservatórias, cartórios notariais, câmaras municipais, juntas de freguesia e estabelecimentos de ensino públicos, entre outros. Documentos de escolas privadas precisam de autenticação prévia pelos serviços competentes da área da educação.
• Documentos eletrônicos: documentos assinados digitalmente ou com código de acesso recebem apostila eletrônica, pedida em apostila.ministeriopublico.pt.
• Taxa oficial: 10,20 € por apostila, com dispensa para quem comprove insuficiência econômica (Ministério Público, consulta em setembro de 2026).

Exemplos frequentes: certidão de casamento celebrado em Portugal que será transcrita no Brasil, certidão de nascimento de filho nascido em Portugal, escritura de habilitação de herdeiros, procuração lavrada por notário português e sentença de divórcio.

No Brasil, esses documentos estão em português e não precisam de tradução (art. 148 da Lei n.º 6.015/1973 exige tradução apenas de documentos em língua estrangeira). Para produzirem efeitos perante órgãos públicos, documentos de procedência estrangeira podem ter de ser registrados no Registro de Títulos e Documentos (art. 129, 6º, da mesma lei); vale confirmar com a entidade de destino. Veja também as páginas de transcrição de certidões estrangeiras, homologação de sentença estrangeira e procurações entre Brasil e Portugal.

A Lei de Registros Públicos prevê que a certidão seja lavrada em inteiro teor, em resumo ou em relatório, conforme quesitos (art. 19 da Lei n.º 6.015/1973).

• Breve relato: é a certidão comum, com as informações previstas em lei e em ato normativo. O acesso é livre, sem necessidade de requerimento nem de identificação (arts. 113 e 115 do Código Nacional de Normas).
• Inteiro teor: reproduz todo o assento, com anotações e averbações. Exige requerimento escrito com firma reconhecida ou assinatura digital (ICP-Brasil ou gov.br), com identificação do requerente, motivo do pedido e grau de parentesco com o registrado (art. 117). A certidão de inteiro teor é extraída por meio reprográfico ou eletrônico (art. 19, § 1º, da Lei n.º 6.015/1973).
• Averbações: sempre que houver alteração posterior ao ato, o oficial deve mencioná-la na certidão, qualquer que seja o tipo pedido (art. 21 da Lei n.º 6.015/1973). Isso inclui divórcio, mudança de nome e retificações.

Em Portugal, a lógica é parecida: as certidões do registro civil podem ser de narrativa ou de cópia integral, e as de cópia integral transcrevem todo o texto do assento e as averbações (art. 212.º do Código do Registo Civil).

Para processos de nacionalidade, transcrição de casamento, residência e cidadania europeia, as autoridades costumam pedir a certidão em inteiro teor. Como a exigência varia por entidade e por procedimento, convém confirmar a lista oficial antes de pedir as certidões. Veja as páginas de nacionalidade portuguesa e de autorização de residência.

A Convenção da Apostila não fixa prazo de validade para a apostila, e a Lei de Registros Públicos não fixa prazo de validade geral para a certidão de registro civil. Na prática, porém, muitas entidades só aceitam certidões emitidas há pouco tempo, para confirmar que refletem as averbações mais recentes. Há regras escritas em alguns casos:

• Casamento de estrangeiro em Portugal: o certificado de capacidade matrimonial deve ter sido passado há menos de seis meses, se outro não for o prazo de validade fixado pela entidade competente do país de que o nubente é nacional (art. 166.º do Código do Registo Civil).
• AIMA, reagrupamento familiar: segundo as perguntas frequentes da agência, as certidões de nascimento têm validade de um ano após a emissão, e os documentos emitidos fora de Portugal devem estar apostilados ou autenticados (AIMA, perguntas frequentes do Portal de Serviços).
• Outros procedimentos: conservatórias, consulados e autoridades de outros países europeus podem fixar prazos próprios em listas de documentos ou formulários. Esses prazos devem ser conferidos na fonte oficial do procedimento concreto na data do pedido.

A certidão de antecedentes criminais costuma ter prazo mais curto que as certidões de registro civil. Para evitar que ela vença antes do pedido, convém pedi-la por último, quando o restante do dossiê já estiver pronto.

Certidões brasileiras em Portugal

Nas conservatórias portuguesas, só os documentos escritos em língua estrangeira precisam de tradução (art. 49.º, n.º 8, do Código do Registo Civil); o mesmo vale para os atos notariais (art. 44.º, n.º 3, do Código do Notariado) e para os processos de nacionalidade (art. 37.º, n.º 2, do Regulamento da Nacionalidade Portuguesa). Uma certidão brasileira está em português e, por isso, não se enquadra nessa exigência. Os documentos passados no estrangeiro de acordo com a lei local são admitidos sem legalização prévia, salvo dúvidas fundadas sobre a autenticidade (art. 49.º, n.º 1, do Código do Registo Civil; art. 44.º do Código do Notariado); a apostila é o meio previsto na Convenção para afastar essas dúvidas.

Certidões brasileiras na Espanha, na Itália e na Alemanha

Nesses países, a certidão brasileira é um documento em língua estrangeira e, em regra, precisa de tradução. Quem define que tradução aceita é a autoridade de destino:

• Espanha: é comum a exigência de tradução feita por tradutor-intérprete jurado nomeado pelo Ministério de Assuntos Exteriores espanhol. Veja a página sobre a Espanha.
• Itália: os consulados italianos no Brasil costumam aceitar tradução juramentada feita por tradutor público brasileiro, também apostilada. Veja a página sobre a Itália.
• Alemanha: cada autoridade decide se aceita tradução de tradutor juramentado no Brasil ou exige tradutor habilitado na Alemanha. Veja a página sobre a Alemanha.

Tradução juramentada no Brasil

O tradutor e intérprete público (o antigo tradutor juramentado) é registrado na junta comercial e tem a atividade regulada pela Lei n.º 14.195/2021 (arts. 22 a 26). Quando a tradução de um documento brasileiro vai ser apostilada, ela deve ser feita por tradutor público ou por tradutor nomeado ad hoc pela junta comercial, e o procedimento exige duas apostilas: primeiro no documento original e depois na tradução (art. 15 do Código Nacional de Normas). Um documento bilíngue não dispensa a tradução juramentada para esse fim (art. 15, § 2º).

Quando um documento estrangeiro precisa ser traduzido para ser usado em Portugal, ou quando um documento português precisa de versão em outra língua, a tradução pode ser certificada em Portugal:

• Notários: o Código do Notariado regula a tradução de documentos, que compreende a versão integral para português ou para língua estrangeira, com indicação da língua do original e declaração de fidelidade (art. 172.º do Código do Notariado). A tradução pode ser feita por notário, pelo consulado português no país de origem, pelo consulado desse país em Portugal ou por tradutor idôneo que, sob juramento ou compromisso de honra, afirme perante o notário que ela é fiel (art. 44.º, n.º 3).
• Advogados, solicitadores e câmaras de comércio e indústria: podem certificar, ou fazer e certificar, traduções de documentos (art. 5.º, n.º 2, do Decreto-Lei n.º 237/2001), com a mesma força probatória que teriam se feitas com intervenção notarial (art. 6.º).
• Conservadores e oficiais de registro: o art. 38.º do Decreto-Lei n.º 76-A/2006 estendeu essas competências, entre outros, aos conservadores e oficiais de registro. Advogados e solicitadores só praticam validamente esses atos mediante registro em sistema informático próprio (art. 38.º, n.º 3).

A tradução certificada em Portugal é um documento português. Se for usada no Brasil ou em outro país da Convenção, a certificação feita por advogado ou solicitador pode ser apostilada pelo Ministério Público, juntando-se cópia da cédula profissional (Ministério Público).

• Nomes divergentes entre certidões: grafias diferentes do mesmo nome, sobrenomes omitidos ou datas trocadas entre a certidão de nascimento, a de casamento e o documento do ascendente. A apostila não resolve o problema, e a divergência costuma ter de ser corrigida no Brasil antes do pedido. Veja retificação de registro público.
• Averbações faltando: divórcio, mudança de nome ou óbito que não foram averbados no assento. A certidão sai "limpa", mas não corresponde à situação real, e a autoridade estrangeira pode exigir a regularização.
• Certidão errada: pedir breve relato quando o procedimento exige inteiro teor, ou apostilar uma cópia autenticada em vez da própria certidão.
• Ordem invertida: traduzir antes de apostilar o original, quando o destino exige a apostila também na tradução.
• Prazo vencido: certidões emitidas cedo demais, que perdem a validade exigida pela entidade enquanto se aguarda o agendamento.
• Tradução desnecessária ou inadequada: pagar tradução de certidão brasileira para uso em Portugal, ou encomendar tradução no Brasil para um país que só aceita tradutor habilitado no próprio território.
• Casamento no exterior não transcrito: brasileiros casados em Portugal ou em outro país que não transcreveram o casamento no Brasil acabam com certidões brasileiras que ainda os indicam como solteiros. Veja transcrições.

Com advogadas inscritas na OAB e na Ordem dos Advogados portuguesa, e escritórios em São Paulo e em Albufeira, a Sene & Araújo acompanha a preparação de documentos brasileiros e portugueses para uso nos dois países e no restante da Europa.

1. Lista de documentos: partimos do procedimento de destino (nacionalidade, residência, casamento, inventário, cidadania europeia) e da lista oficial de documentos exigidos.
2. Localização e emissão das certidões: pedimos as certidões nos cartórios brasileiros e nas conservatórias portuguesas, no tipo e na data adequados. Veja pesquisa de documentos.
3. Conferência: comparamos nomes, datas e averbações entre as certidões e indicamos quando é preciso retificar um registro ou fazer uma transcrição antes de avançar.
4. Apostila e tradução: organizamos a apostila no Brasil ou em Portugal e, quando o destino exige, a tradução pelo profissional aceito pela autoridade competente.
5. Representação: quando o cliente não pode tratar pessoalmente, orientamos sobre a procuração adequada para pedir certidões e apostilas em seu nome.

Cada caso começa pela análise dos documentos. A partir dela, indicamos os passos, a ordem das etapas e os prazos das entidades envolvidas. A decisão sobre o pedido cabe sempre à autoridade de destino.